La transformation numérique dans l’immobilier social offre de nombreuses opportunités pour améliorer l’efficacité opérationnelle, renforcer la relation avec les locataires et innover dans la prestation de services.
Cependant, elle nécessite une approche stratégique, un engagement organisationnel et des investissements dans les technologies appropriées. Selon les retours d’expérience de nos clients interviewés lors de notre colloque de l’immobilier social en juin, voici les étapes clés à considérer pour mener à bien cette transition…
1. Evaluation des besoins et des objectifs de la transformation numérique
Commencez par comprendre les besoins spécifiques de votre organisation et de vos locataires. Identifiez les domaines où la numérisation peut apporter le plus d’avantages, comme la fiabilisation des données, une meilleure collaboration entre les équipes, une meilleure maîtrise des dépenses techniques, etc. Établissez des objectifs clairs et réalistes pour votre transformation numérique.
Valophis Habitat est un OPH du Val de Marne qui gère 52 000 logements et qui a lancé récemment un projet de transformation numérique. Christian Harcouët, Secrétaire Général du Groupe Valophis, explique les objectifs de ce programme :
“Nous avions beaucoup de données « externalisées » sur des fichiers Excel, dans notre Sharepoint, dans notre GED. L’objectif était de les regrouper, ainsi que le maximum d’informations sur notre patrimoine, de façon à avoir une base de données unique qui soit interfacée avec notre ERP, pour qu’il y ait le moins de choses à modifier dans l’un et dans l’autre simultanément, mais qu’au contraire, les connecteurs, les API permettent de le faire de façon automatisée”.
“L’autre objectif est de passer du curatif au préventif dans nos interventions techniques sur l’entretien de notre patrimoine, pour améliorer la qualité de service que nous devons à nos locataires.”
Thierry Besançon, Directeur Général de l’OPH31, souligne quant à lui, que l’Office Départemental de la Haute-Garonne a dû faire face à des exigences de plus en plus nombreuses et dans un contexte plus contraint. Ceci l’a amené à mettre en place le projet d’entreprise PS5 : Performance et Satisfaction, où cohabitent deux enjeux, la relation client et la digitalisation. C’est tout naturellement que la transformation numérique était nécessaire pour structurer et fiabiliser les données en s’appuyant sur un système interopérable, permettant l’actualisation des données en temps réel et des mises à jour automatiques. Tout cela, en prenant en compte les aspects réglementaires et une intégration des différents modules informatiques existants, permettant de réunir les acteurs de la gestion – exploitation – maintenance en interne et en externe autour d’un même référentiel unifié et partageable.
Pour Christophe Liévin, Directeur Général de Gennevilliers Habitat, la numérisation, la fiabilisation et la centralisation des données étaient également des enjeux importants ; ceci afin d’obtenir une connaissance précise du patrimoine, nécessaire pour évaluer au mieux les actions à réaliser, les dépenses et les contraintes techniques.
Les objectifs opérationnels (*) les plus fréquemment cités par les bailleurs sociaux pour un projet de digitalisation :
2. Choix des technologies et des services associés
Explorez le marché pour identifier les fournisseurs de solutions technologiques qui ont une expérience solide dans le secteur immobilier ou social. Recherchez des références et des avis d’autres organisations similaires.
Nous vous conseillons d’opter pour des solutions qui peuvent fonctionner de manière transparente avec les systèmes existants que vous avez déjà en place. Les outils qui peuvent s’intégrer avec d’autres logiciels de manière fluide sont essentiels pour éviter les silos d’information.
“Nous avons fait un appel d’offres où nous avons consulté trois ou quatre entreprises et un partenaire s’est dégagé comme étant le meilleur de cette consultation, notamment grâce à un partenariat réel avec notre éditeur d’ERP, à savoir Aareon. C’est un élément important pour pouvoir éviter les doubles saisies, trouver des connecteurs entre notre ERP du quotidien et la plateforme Stonal.” explique Christian Harcouët.
Lorsque vous choisissez des outils technologiques pour votre transformation numérique en tant que bailleur social, la facilité de mise en œuvre et la personnalisation des services clients sont des aspects essentiels à considérer.
Par exemple, la rapidité d’exécution et la personnalisation des services qui permettaient que le projet soit bien vécu par l’ensemble des équipes ont été des arguments forts pour Thierry Besançon.
3. Formation et sensibilisation des équipes
La transformation numérique nécessite souvent l’acquisition de nouvelles compétences et connaissances. Organisez des formations pour votre personnel et encouragez une culture d’apprentissage continu. Assurez-vous que chacun comprend l’importance de cette transformation.
OPH31 a bien pris conscience de cet enjeu et a fait un effort particulier de communication interne avec des lettres d’informations et comptes-rendus réguliers, amplifié par les ateliers co-organisés avec Stonal.
“Durant le mois d’avril 2023, il y a eu des formations, les équipes ont pu se familiariser avec la plateforme et en comprendre tous les rouages.” souligne Thierry Besançon.
“Les équipes se sont vraiment appropriées le produit. Tout le monde en perçoit l’intérêt, ce qui n’était pas gagné d’avance.”
5. Passer d'une logique de coût d'acquisition à une logique de coût d'usage
Mettez l’accent sur la manière dont les données peuvent être utilisées de manière stratégique pour améliorer vos opérations et générer des avantages tangibles pour votre organisation et vos locataires.
Voici quelques axes de création de valeur expérimentés par nos clients :
Pour Thierry Besançon :
“La digitalisation nous a permis d’évacuer 8 tonnes de papier, c’est à peu près 120 mètres carrés de surface d’archivage, et surtout de booster les mentalités en créativité.”
“Nous avons optimisé nos charges, automatisé nos plans pluriannuels de travaux, le tout en lien avec nos indicateurs de performance et de gestion.”
Pour Christophe Liévin :
“Il y a un coût pour la solution, mais combien vais-je économiser avec la fiabilisation de la donnée ? Je ne vais plus avoir d’erreurs de facturation. Je serai au fait du nombre de logements que j’ai à facturer, des surfaces, du type de surface, … Je serai au fait de la fiscalité que je produis et donc de celle dont je peux m’exonérer. Je serai aussi au fait des investissements potentiels en termes de réhabilitation énergétique, etc, à produire et donc à partir de là, des subventions que je peux aller capter pour mener à bien ces opérations. Voilà, les exemples sont multiples.”
En suivant ces étapes, chaque bailleur social sera mieux positionné pour réussir sa transformation numérique et améliorer l’expérience de ses locataires tout en optimisant ses opérations internes.
