Dans un contexte de digitalisation croissante et de recherche d’efficience opérationnelle, la recodification du patrimoine immobilier constitue une étape fondatrice pour fiabiliser les données, améliorer la connaissance patrimoniale et renforcer la qualité de gestion locative.
Mais que recouvre concrètement ce processus ? Et pourquoi est-il si structurant ? Plongée dans une démarche à la fois technique et stratégique.
1. Pourquoi recodifier son patrimoine ?
Au fil des années, les systèmes d’information des bailleurs sociaux peuvent accumuler des erreurs (doublons, incohérences) voir même des absences. Le patrimoine est parfois mal décrit, les codes sont obsolètes ou non alignés entre services (gestion, technique, comptabilité…).
La recodification permet de :
- Structurer l’information patrimoniale de manière logique et normalisée
- Dissocier les lots assemblant logement, parking et cave
- Offrir une base solide pour les outils numériques (BIM, GMAO, ERP, etc.)
- Faciliter la communication entre les équipes
- Optimiser la gestion locative et la valorisation du patrimoine
- Répondre au service « Gérer mes biens immobiliers » (GMBI) mis en place par l’administration fiscale en 2023 pour suivre la taxe d’habitation pour les résidences secondaires et les locaux vacants.
2. Décrire physiquement son patrimoine : la première brique
Avant de coder, il faut décrire. Cela suppose un inventaire clair et hiérarchisé des composantes du patrimoine.
Voici une structuration classique par niveau :
Niveau 1 – Site / Ensemble immobilier / Résidence
Un site peut regrouper un ou plusieurs bâtiments. Il constitue l’unité géographique ou fonctionnelle de base.
Exemple : Résidence Les Tilleuls, 15 rue des Érables, Toulouse.
– Niveau 2 – Bâtiment
Chaque bâtiment est identifié individuellement, avec son adresse, ses accès, ses spécificités techniques (nombre d’étages, ascenseur, année de construction, etc.)
Exemple : Bâtiment A – 15 rue des Érables
– Niveau 3 – Étage
Chaque étage est identifié pour permettre une cartographie précise (utile notamment en cas de sinistre ou d’intervention technique).
Exemple : R+2, RDC, sous-sol, etc.
– Niveau 4 – Lot privatif / Logement
Ce sont les unités qui font l’objet d’une gestion locative ou technique :
- Logements (appartements)
- Annexes : caves, parkings, celliers, jardins privatifs, locaux vélos, etc.
Chaque lot doit être décrit précisément : surface, typologie, orientation, etc.
3. Attribuer des codes de gestion : vers une organisation standardisée
Une fois la structure physique décrite, il s’agit d’attribuer des codes de gestion clairs et cohérents à chaque entité, en particulier pour les lots privatifs. Ces codes doivent répondre à trois critères :
- Unicité : chaque code est unique dans le parc
- Lisibilité : le code permet de comprendre à quoi il correspond
- Interopérabilité : il s’intègre aux logiciels métier (ERP, GMAO, GED…)
Exemple de structure de code :
[Code site]-[Code bâtiment]-[Type de lot]-[Numéro séquentiel]
Exemple concret :
- TIL = Résidence Les Tilleuls
- BA = Bâtiment A
- LOG = Logement
- PKG = Parking
- CAV = Cave
TIL-BA-LOG-001 → 1er logement du bâtiment A
TIL-BA-PKG-005 → 5e place de parking du même bâtiment
4. Des bénéfices concrets
Avec un référentiel bien codifié et structuré :
- La maintenance est plus ciblée
- Les états des lieux sont plus précis
- Les analyses patrimoniales (vacance, charges, consommation) sont plus fiables
- La communication entre services est facilitée
C’est aussi une étape essentielle pour intégrer des solutions de gestion technique ou de valorisation des actifs comme Stonal, qui utilisent ces codes comme socle pour la donnée patrimoniale.
