Système de GED immobilier ou classification automatisée des documents ?
De l’immobilier commercial jusqu’au logement social, nous manipulons toujours plus de documents qui doivent être consultés car ils servent de preuves lors de conflits ou pour des vérifications. Cependant, les système de GED immobiliers (Gestion Electronique Documentaire) n’ont pas complètement tenu leurs promesses et sont de plus en plus concurrencées par deux types de produits : les DMS (Document Management System) qui se concentrent notamment sur les nouveaux documents (le flux), et les solutions basées sur l’Intelligence Artificielle (IA) pour traiter les documents existants (le stock): la classification automatisée des documents. Stonal, en tant que PropTech, propose des solutions basées sur l’Intelligence Artificielle pour travailler sur le stock de documents et constituer facilement des datarooms par exemple.
Système de GED immobilier, un modèle obsolète ?
Les systèmes de GED immobiliers existent depuis longtemps. Ils permettent de dématérialiser des documents et de les organiser en utilisant différents processus. Le principe de ces outils repose sur des opérations de classement réalisées par des humains. Cela nécessite de définir une structure adaptée à chaque organisation, d’impliquer tous les collaborateurs dans la manipulation des documents, et de les ranger au bon endroit afin qu’un utilisateur externe puisse les trouver via la structure, au-delà de la simple recherche par mots-clés. Dans un système de GED immobilier, il est essentiel que les documents soient correctement nommés et mis à jour. Engendrant un travail humain conséquent et des prises de responsabilités importantes, les GED ont été confiées à des professionnels de la documentation, des documentalistes. Cependant, au fil du temps, ces métiers ont disparu des organisations et la responsabilité de la gestion des documents a été transférée à chaque individu.
Le travail de classement documentaire est fastidieux et souvent inégal selon la motivation des individus. Cela se produit également dans l’immobilier où les documents sont souvent mal classés. Le système de GED immobilier est important pour assurer la continuité numérique et l’archivage des documents, mais il est statique et repose sur la volonté des individus et des processus. Bien que cela fonctionne dans les petites organisations, cela peut être plus difficile à gérer dans les grandes.
Aujourd’hui, les outils de gestion électronique de documents (GED) sont largement répandus dans de nombreuses organisations, y compris de grandes entreprises. Certaines organisations disposent de GED immobilières spécialisées dans la documentation liée à leur secteur d’activité, tandis que d’autres utilisent des GED corporatives.
Les Document Management Systems
Les outils de gestion documentaire, également appelés DMS (Document Management Systems), concurrencent de plus en plus les GED immobilières. Les documents y sont considérés comme des entités vivantes, du fait que les organisations doivent continuellement en produire de nouveaux. L’un des processus les plus importants dans la gestion documentaire est la signature, qui confère une validité juridique et une opposabilité vis-à-vis des tiers aux documents. Aujourd’hui, de nombreux acteurs proposent des systèmes de gestion documentaire, en particulier pour les aspects contractuels où la signature revêt une importance cruciale. Ces systèmes tendent à s’étendre à d’autres processus documentaires. Certains de ces opérateurs, initialement axés sur les signatures, élargissent progressivement leur champ d’action pour devenir des bibliothèques de documents. Ils gèrent les flux de travail liés à la signature, puis passent au stockage et à l’archivage des documents signés. Certains d’entre eux évoluent même vers des solutions d’édition, où les documents sont structurés avec des champs à remplir, qu’ils soient préremplis ou en texte libre. Une fois qu’un document suit ce processus, il peut être hébergé au sein de ces outils et n’a pas nécessairement besoin d’être stocké dans un système de GED immobilier.
Comment gérer le flux et le stock documentaire ?
L’industrie immobilière présente une particularité : elle ne vend pas de produits standardisés. Contrairement à l’industrie manufacturière où une canette est identique à une autre, ou à l’industrie du transport où les passagers peuvent être comparés en fonction du nombre de kilomètres parcourus, chaque objet immobilier est différent. La location d’un espace de 100 mètres carrés diffère de la construction d’une tour de 50 000 mètres carrés, qui diffère elle-même du contrat de bail d’un appartement, et ainsi de suite. Cette spécificité engendre une complexité documentaire avec de nombreuses clauses et droits, et peu de possibilités de standardisation ou d’éditique.
Cependant, une question se pose quant aux anciens documents : que faire avec eux ? Les approches peuvent varier selon les industries.
Dans l’industrie immobilière, les contrats, par exemple, sont souvent complexes, spécifiques et réécrits fréquemment, ce qui rend difficile l’édition de modèles prédéfinis pour la gestion de ces documents. Cependant, des solutions technologiques basées sur l’IA, telles que celles proposées par Stonal, sont en train d’émerger pour gérer cette masse de données existantes et les flux futurs non standardisés.
Ces IA sont des modèles d’apprentissage automatique qui peuvent être entraîné à classer et extraire des informations à partir de documents. L’IA de Stonal, par exemple, effectue deux types de tâches : la classification des documents dans différentes catégories prédéfinies et l’extraction de données pertinentes à partir des documents, telles que les parties prenantes, les montants de loyer et les adresses de biens immobiliers. Ces capacités de classification et d’extraction permettent d’offrir des avantages concrets aux clients. Tout d’abord, les documents sont classés de manière précise, facilitant leur archivage et leur recherche ultérieure. De plus, les documents sont renommés automatiquement pour une meilleure organisation et lisibilité. Enfin, les données extraites des documents peuvent être utilisées à des fins d’analyse et de prise de décision.
Les IA marquent une avancée significative dans la gestion documentaire, permettant de se décharger des tâches fastidieuses et souvent négligées par les équipes.
L’automatisation basée sur l’IA offre des niveaux de performance élevés et ouvre la voie à une gestion plus efficace des documents dans le domaine de l’immobilier.
L'IA sous contrôle
Néanmoins, malgré ses avancées fulgurantes, l’IA doit être contrôlée. Il est important de mettre en place des services d’accompagnement et des organes de contrôle automatisés lors de l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) pour éviter les erreurs. Stonal propose par exemple une prestation mixte entre l’utilisation de machines performantes et le contrôle humain. Lorsque les algorithmes de classification de Stonal rencontrent un écart de confiance dans leur capacité à classer un document, celui-ci est traité par un humain pour s’assurer qu’il est correctement classé. Cette approche permet d’améliorer la performance de la machine grâce aux corrections effectuées par les utilisateurs. L’IA classifie et extrait des informations de documents, offrant ainsi des avantages tels que le classement précis des documents, le renommage automatisé et l’utilisation des données extraites. L’IA permet de s’affranchir du travail fastidieux de classification et d’analyse documentaire effectué par les équipes humaines. Par exemple pour vérifier la présence de clauses spécifiques dans des contrats et pour économiser des coûts liés à des diagnostics techniques grâce à la vérification automatisée de la validité des documents.
L‘IA et les outils de gestion documentaire automatisés ne sont pas en compétition avec les systèmes existants tels que les systèmes de gestion électronique de documents (GED) ou les documents de management systems (DMS), mais plutôt complémentaires. Ils permettent de décharger les tâches répétitives des travailleurs et de garantir des données de qualité pour les propriétaires et gestionnaires d’actifs immobiliers.
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Vous pouvez également regarder le replay du webinar GED vs Classification automatisée des documents, animé par Robin Rivaton – Directeur Général de Stonal.