Les Masterclass Stonal – GED immobilière VS Classification documentaire automatisée

La GED immobilière ou les systèmes de classification documentaire automatisée visent à organiser, stocker et gérer électroniquement les documents, ce qui nécessite que les documents physiques soient convertis en formats numériques.

La digitalisation implique la conversion des documents papier en fichiers numériques, tels que des images scannées, des fichiers PDF, des documents Word, etc. Cela permet de rendre les documents accessibles via des systèmes informatiques, facilitant ainsi leur gestion et leur recherche.

Un outil de GED (Gestion Électronique de Documents) immobilière est un logiciel ou une plateforme informatique conçue pour aider à gérer et organiser les documents liés à la gestion des données immobilières de manière électronique. Les activités liées à la gestion des données immobilières peuvent impliquer la gestion de contrats, de baux, de factures, de plans, de photographies, de rapports d’inspection, de correspondances, et bien plus encore.

Ces outils de GED immobilière offrent généralement les fonctionnalités suivantes :

– Stockage centralisé : Les documents sont stockés de manière centralisée dans une base de données sécurisée en ligne. Cela facilite l’accès et la recherche rapide de documents.

– Organisation : Les outils de GED permettent de classer et de catégoriser les documents selon des critères spécifiques, comme le type de document, la propriété concernée, la date, etc.

– Recherche avancée : Ils offrent des fonctionnalités de recherche avancée pour trouver rapidement des documents en utilisant des mots-clés, des filtres et des métadonnées.

– Sécurité et autorisations : Les outils de GED immobilière permettent de définir des niveaux d’accès et des autorisations spécifiques, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent accéder à certains documents.

– Collaboration : Ils facilitent la collaboration entre les différentes parties prenantes en permettant le partage de documents, les commentaires et les annotations.

– Gestion des versions : Les outils de GED immobilière gardent un historique des différentes versions d’un document, ce qui est utile pour suivre les modifications au fil du temps.

– Automatisation des flux de travail : Certains outils offrent des fonctionnalités d’automatisation, comme la génération automatique de rappels pour les échéances de contrats ou de baux.

– Intégrations : Ils peuvent être intégrés à d’autres logiciels et systèmes, tels que les systèmes de comptabilité ou de gestion immobilière.

L’utilisation d’un outil de GED immobilière peut améliorer l’efficacité opérationnelle, réduire le temps passé à chercher des documents, minimiser les risques d’erreurs et faciliter la conformité aux réglementations en matière de gestion documentaire. Cela est particulièrement pertinent dans le domaine de la gestion immobilière, où de nombreux documents et informations sont encore sous format papier et doivent être digitalisés.

Un système de classification documentaire automatisée est un ensemble de technologies et de techniques qui permettent de classer automatiquement et intelligemment les documents numériques en fonction de leurs caractéristiques et de leur contenu. L’objectif principal de ce type de système est d’organiser efficacement les documents numériques dans une hiérarchie de catégories prédéfinies, en utilisant des méthodes automatisées basées sur l’intelligence artificielle (IA) et le traitement du langage naturel (NLP).

Voici comment fonctionne généralement un système de classification documentaire automatisée :

Collecte de données : Le système collecte les documents numériques provenant de diverses sources, comme des dossiers partagés, des courriels, des bases de données, etc. Si les documents à traiter sont sous format papier, comme c’est souvent le cas dans le secteur immobilier, ils doivent être numérisés au préalable.

Prétraitement : Les documents peuvent être prétraités pour extraire des métadonnées importantes, telles que les dates, les auteurs, les mots-clés, etc.

Analyse du contenu : L’IA et le NLP sont utilisés pour analyser le contenu textuel des documents, y compris les mots, les phrases et les concepts. Cela peut impliquer la détection de thèmes, de sujets, de termes clés, etc.

Apprentissage automatique : Le système peut utiliser des techniques d’apprentissage automatique pour entraîner des modèles à identifier des schémas dans les données et à reconnaître les caractéristiques spécifiques des différents types de documents. Dans le secteur immobilier, les documents les plus fréquents à analyser sont les baux, les contrôles réglementaires, les diagnostics… L’IA de la plateforme Stonal est entraînée à les reconnaitre et à extraire les données clés de type : signatures, date de validité…

Attribution de catégories : En fonction de l’analyse du contenu et des caractéristiques des documents, le système attribue automatiquement des catégories ou des étiquettes aux documents. Par exemple, un contrat pourrait être catégorisé comme “Contrat de location”, un rapport d’inspection comme “Rapport d’inspection des ascenseurs”, etc.

Affinage et amélioration : Avec le temps, le système peut s’améliorer en continu en ajustant ses modèles en fonction des rétroactions et des corrections apportées par les utilisateurs. Cela permet d’augmenter la précision de la classification au fil du temps.

Les avantages d’un système de classification documentaire automatisée sont nombreux, notamment :

Gain de temps : L’automatisation réduit le temps nécessaire pour trier manuellement les documents.
Précision : L’IA peut identifier des relations et des concepts complexes dans le contenu.
Consistance : La classification est réalisée de manière cohérente, évitant les erreurs humaines.
Efficacité : Les utilisateurs peuvent trouver rapidement les documents dont ils ont besoin.
Scalabilité : Le système peut gérer de grandes quantités de documents.

Un système de classification documentaire automatisée présente plusieurs avantages par rapport à une GED immobilière, mais il est important de noter que ces deux types de solutions peuvent également être complémentaires.

Simplicité et ciblage : Un système de classification documentaire automatisée se concentre principalement sur la classification des documents en fonction de leur contenu, ce qui en fait une solution plus simple et spécifique pour l’organisation des documents. Cela peut être utile si l’objectif principal est d’améliorer la recherche et l’accès aux documents en utilisant des catégories précises.

Automatisation : La classification documentaire automatisée utilise l’intelligence artificielle et le traitement du langage naturel pour automatiser le processus de classification, réduisant ainsi le besoin d’intervention humaine pour trier et catégoriser les documents.

Précision accrue : Les systèmes de classification automatisée peuvent être entraînés pour reconnaître des schémas complexes dans le contenu des documents, ce qui peut conduire à une classification plus précise et cohérente par rapport à une classification manuelle.

Efficacité : Les processus automatisés peuvent accélérer le tri des documents, améliorant l’efficacité opérationnelle et réduisant le temps nécessaire pour localiser des informations spécifiques.

Flexibilité : Un système de classification automatisée peut être utilisé indépendamment ou intégré à divers systèmes de gestion de documents ou de GED, offrant ainsi une certaine flexibilité dans la manière dont il est déployé.

Adaptabilité : Les systèmes de classification documentaire automatisée peuvent s’adapter à de nouveaux types de documents et de contenus au fil du temps grâce à l’apprentissage automatique.